Reuniones efectivas. ¿Cómo hacerlas?

¿Cuánto tiempo inviertes cada año en reuniones de trabajo?

¡Piénsalo! Seguro que “Demasiado” es una de las respuestas que primero llaman a tu puerta. Nosotros también hemos pasado por eso.

En este post abordamos esta parte clave del método NODRIZA tech basada en nuestros aprendizajes.

¡Vamos allá!

1. Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas paso a paso

1.1 Antes de la reunión: qué debes tener en cuenta

Este paso es relativamente sencillo, debes definir con precisión las claves de la reunión. Basta con que respondas a las preguntas que no deben faltar antes de hacer cualquier comunicación:

¿Por qué y para qué? Establece los objetivos que quieres conseguir con esa reunión.
¿Qué? Desglosa el tema principal y anota los puntos del día que quieras tratar.
¿Cuándo, dónde y quién? Fija la fecha, la hora, el lugar y los asistentes.
¿Cómo? Define el tono de la reunión: informal, formal, técnica, de seguimiento, participativa, formativa…
¿Cuánto? La reunión siempre debe tener una hora de inicio y una hora de fin. Así evitas que se alargue innecesariamente.

Ejemplo real de nuestra metodología para reuniones efectivas:

En NODRIZA tech hacemos una reunión semanal a la que llamamos W:

¿Para qué? Para que todos los líderes de NODRIZA tech compartamos la información más relevante de la empresa, KPIs clave, novedades y estado de los proyectos. En definitiva, potenciar la comunicación interna para que los líderes trasladen la información a sus equipos.
¿Qué? Cada asistente, en base a los proyectos del Plan Estratégico que lidera, anota sus puntos del día. Para saber qué temas tratar, utilizamos un documento que llamamos Brain (nuestra piedra angular). Ahí aparecen los temas que sí o sí debemos abordar en cada reunión (tenemos varios tipos de reuniones, los desgloso más abajo) y la periodicidad de las mismas.
¿Cuándo, dónde y quién? Cada jueves a las 13h, en la sala Magnum de nuestras instalaciones, los líderes transversales de NODRIZA tech acudimos a nuestra, ya sagrada, reunión W. Tenemos un evento periódico en Google Calendar donde estamos todos invitados y en el que establecemos nuestros puntos del día. El responsable de la reunión se encarga de que esté todo listo.
¿Cómo? Es formal y los temas son prioridades para la empresa, está orientada a pensar y tomar decisiones.

¿Cuánto? Dura 20 minutos. Ni más, ni menos.

1.2. Durante la reunión: tips y aspectos clave

Todos los asistentes deben ser puntuales: la reunión empieza a su hora, sin excepción.
El responsable de la reunión debe encargarse de moderarla, seguir los puntos del día y que nadie se desvíe del tema principal.
El acta. ¡Sí! Es importante que a lo largo de la reunión una persona tome nota de los temas y de las intervenciones, así podréis consultarlos siempre que queráis. Después, envíala a los asistentes junto con las acciones derivadas. Nunca salgas de una reunión con nuevas tareas sin definir claramente (deben contar con objetivo, responsable, recursos estimados y deadline).

1.3. Después de la reunión: asegura que ha sido eficaz

Da seguimiento. De nada sirve hacer reuniones e invertir tiempo en planificarlas si luego nadie revisa que los puntos que se han tratado se cumplen. Por eso es tan importante que cada acción derivada tenga un responsable, así cada persona asume su compromiso en el proyecto.

¡Truco extra! Nosotros hemos incluido un apartado específico en la plantilla de “Actas” que consiste en revisar los puntos desplegados en la reunión anterior. Así actúa como recordatorio y no quedará ningún punto en el tintero o sin ejecutar.

Un buen sistema de reuniones estandarizado en las empresas supone un ahorro de tiempo anual y una mayor efectividad de las horas de trabajo. Si quieres aprender más sobre nuestras experiencias suscríbete a nuestra newsletter y échale un ojo a nuestras plantillas descargables, seguro que te son de utilidad.

2. Tipos de reuniones

En NODRIZA tech tenemos un sistema estructurado con todas las reuniones que realizamos y, en el documento Brain, recogemos cada una de ellas, así como los puntos a tratar. Por ejemplo, nosotros hacemos las siguientes reuniones:

Daily: cada día y en 15 minutos. Las realiza cada departamento.
W (Weekly): cada semana. Pueden ser de empresa o de departamento. Duran entre 20 y 30 minutos.
OTO: cada semana en 30 mins. Son reuniones en las que el líder da seguimiento individual a las personas de su equipo.
Comités: cada semana en 30 mins. Aúnan a los líderes de los departamentos de marketing, de ventas, franquicias o de dirección, entre otros, de todas las empresas del venture.
M, T, S: Mensuales, Trimestrales y Semestrales… en 1 hora máximo.
All hands: mensuales, 30 mins. Todo el equipo de cada empresa.
Foros: son mensuales y para todas las personas de todas las empresas que formamos NODRIZA tech. ¡Y solo duran 30 minutos!
Edds: Evaluaciones De Desempeño entre el líder y las personas de su equipo. Son semestrales y duran 2 horas aproximadamente.
Reunión anual de líderes: en septiembre, dura 6 horas. Nos sirve para orientar las estrategias a largo plazo y cumplir nuestra visión.

Esta es nuestra estructura empresarial de reuniones, ¡y cada departamento la sigue! Todos los equipos y empresas de NODRIZA tech tienen sus Daily, W, M, T y S con los temas que recogen sus respectivos Brains, según nuestro sistema de excelencia.

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Carlota Trigo

Responsable de comunicación interna, RSC, redes sociales y contenidos.