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¿Cómo ejecutar un proyecto?

La definición más certera de proyecto puede ser la planificación o concreción de una serie de acciones que se ponen en marcha utilizando un conjunto de recursos para conseguir un objetivo determinado, unos objetivos bien diseñados. En los proyectos, como bien señala la definición, deben quedar bien fijadas las fases de planificación. Con ellas lo que se pretende es ejecutar de buen modo esa concreción de ideas.

Los proyectos pueden ser de tipo productivo o empresarial, o bien de tipo público y social. La distinción hace referencia al fin último: los beneficios económicos o mejorar la calidad de vida de las personas.

Sea como fuere, todos los proyectos buscan dar respuesta a una necesidad, de ahí que sea importante establecer bien las tareas y actividades a cumplir, pues esto es lo que va a permitir alcanzar los objetivos del proyecto.

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Importancia de la ejecución de un proyecto

La fase de ejecución es la tarea más relevante en cualquier proyecto. Es la razón de ser de su existencia. Con ella se decide, o se aclara, si finalmente el proyecto va a tener éxito en la práctica. Además, es la fase más duradera, pues puede ocupar entre el 70 y el 80% del tiempo y los recursos totales.

Todo esto también implica más complejidad y la participación de buena parte del equipo, en especial el director, que debe asumir tareas como la coordinación y dirección de los esfuerzos, el control absoluto de todas las acciones a realizar, la supervisión y la adecuación del cronograma.

Sin ejecución no hay proyecto, pero se pueden ejecutar proyectos sin que se cumplan en su totalidad, es decir, que comiencen a ser viables con solo una parte de sus fines diseñados en funcionamiento. Estas decisiones también forman parte de la fase de ejecución, pues tocará planificar cuáles son los objetivos a alcanzar y, a partir de ahí, decidir tareas y actividades que ayuden en esos propósitos.

Fases de la ejecución de un proyecto

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La ejecución es, a su vez, una de las grandes fases que desarrollan los proyectos: precede al control y el cierre y va seguida de la identificación y la planificación. De algún modo, es el elemento central, lo que garantiza si el proyecto tendrá o no éxito.

Algunos analistas señalan que esta fase se puede denominar también como la puesta en marcha, pues es cuando toca llevar a cabo cada uno de los pasos establecidos y realizar todas las estrategias y actividades programadas. Aquí van las fases en la ejecución de un proyecto.

El comienzo

Es la primera tarea, con él se pone en marcha el trabajo más activo. El equipo se enfoca en lograr los objetivos establecidos y para ello se utilizan la información recopilada en la identificación y la planificación.

Aquí cada miembro del equipo ya tiene asignadas sus tareas, incluso un calendario. El objetivo es poner a andar el proyecto cuanto antes, sin demoras y con el menor reajuste posible de tareas.

Comunicación y monitorización

Otra escala fundamental es la ejecución del proyecto es esta, que depende directamente de la dirección general del proyecto. Los canales de comunicación son fundamentales para que todo el mundo sepa qué hacer en cada momento y disponga de las herramientas adecuadas, así como de los controles necesarios para comprobar si se ejecutan los trabajos asignados.

Control de la ejecución

Es una fase muy similar a la anterior. Consiste en comprobar si lo que se hace es adecuado a los objetivos iniciales. En caso de que no sea así, habrá que reajustar las obligaciones o los objetivos marcados. En la monitorización ya comienzan los chequeos sobre los objetivos, por tanto aquí toca reforzarlos

Fase de correcciones

Es la etapa final, la que aparece cuando ya todos los miembros del proyecto saben que no están cumpliendo con los objetivos. Una vez el equipo abe qué ha variado en la ejecución con respecto al plan original es cuando se pueden llevar a cabo las acciones correctoras necesarias.

Ejemplos de ejecución de un proyecto

Para mostrar los ejemplos, como es una casuística que se puede vincular a distintos sectores, lo ideal es acudir a los pasos ya mencionados y desarrollarlos brevemente. En primer lugar hay que determinar cuáles son los objetivos y el enfoque del proyecto, así como su alcance.

A partir de ahí, enumerar las funciones esenciales, los clientes, las partes interesadas y el equipo encargado del trabajo. El siguiente paso es iniciar la implementación y señalar cuáles son las áreas problemáticas, las que pueden dar lugar a más interrupciones en los plazos acordados.

Finalmente, llega el momento de ejecutar todos los trabajos asignados. Todos estos trámites incluyen hablar con los clientes, preparar diagramas de flujos, planificar tareas, asignar responsabilidades, minimizar las desviaciones y concluir el proyecto con las correcciones que sean necesarias.

Las fases de planificación en la ejecución de un proyecto son claves para garantizar el éxito del mismo. Si estas no aparecen bien diseñadas, la consecución de los objetivos va a resultar mucho más compleja.