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¿Cómo priorizar tareas en el trabajo?

Aumentar la productividad en el ámbito laboral es el objetivo al que aspira cualquier trabajador en su día a día. Sin embargo, ocurre muy a menudo que a medida que avanza el día, es habitual postergrar algunas obligaciones y con ello no avanzar en los objetivos a cumplir. Lo  que pensabas que ibas a poder finalizar, lo has tenido que dejar sin concluir, y tu jornada no es tan satisfactoria como deseabas.

Si te ocurre eso con cierta frecuencia, no te preocupes, no eres el único, o la única. Muchos trabajadores o emprendedores no tienen un plan muy marcado a la hora de establecer objetivos y se enfrentan día a día a la sensación de poder haber aprovechado más su tiempo.

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Para que esto sea posible, aquí van algunos consejos. El primero es el más evidente, si estableces prioridades, hazlo de manera proactiva y no reactiva, trázate un plan que impulse tu eficiencia y no te dediques solo a apagar incendios. Toma las riendas de tus quehaceres y no que ellos te dominen.

Haz una lista con las tareas a realizar

La priorización efectiva de tareas incluye las obligaciones laborales y las personales. Incorpóralas todas a una lista, desde mantener una reunión con tu jefe a terminar un documento que tiene deadline pasando por acudir al supermercado o la tintorería.

Una vez ya sabes qué obligaciones tienes en tu jornada, haz una lista de prioridades y marca cuáles son las más importantes y las más urgentes, las que van a llevar más tiempo y la recompensa que recibes al terminar cada uno de estos trabajos.

Qué es urgente y qué es importante

La lista de tareas, que es única pero que varía en función del periodo temporal, debe ir acompañada los plazos de realización. De este modo estarás al tanto de los trabajos que se pueden ejecutar más cómodamente y cuáles requieren más tiempo.

Los plazos, aunque no sean requeridos, son siempre bienvenidos. Si no fijas fechas límite vas a acabas por dejar de lado tareas que sin ser realmente urgentes, también las tienes que cumplir.

La fórmula para clasificar la relevancia de las tareas es distinguir entre urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes.

Todo esto es un batiburrillo muy complejo a simple vista, por ello te lo explicamos. Urgentes e importantes son las tareas que hay que completar sí o sí. Las importantes pero no urgentes son las que tienen que ir bien fijadas con un calendario para ir completándolas poco a poco.
Las urgentes, pero que no son importantes, se pueden delegar en algunos casos. Y las que no son ni urgentes ni importantes lo mejor es quitarlas directamente de tareas pendientes ya que no generan ningún desacople en el calendario.

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Mucho cuidado con las tareas que se enfrentan entre sí

Es probable que en la lista de tareas pendientes aparezcan varias que rivalizan entre sí y que son tan complejas, o que obligan a tal esfuerzo físico y mental, que no deben ir de la mano. Cuando las tareas en las que trabajas no son muy complejas, no es difícil alternar varias en el mismo periodo.

No obstante, si quieres concluir con un trabajo muy exigente, lo mejor será dejar de lado posibles distracciones y abandonar otras tareas que implican el mismo nivel de esfuerzo. De lo contrario, el resultado es que no conseguirás un buen empeño en ninguna de las obligaciones.

¿Qué esfuerzo implica cada trabajo a ejecutar?

La sensación que despierta tener una larga lista de tareas que ejecutar es la de desasosiego. Esto puede llevar a la procrastinación, es decir, a aplazar aún más el trabajo. Esto acaba por minar la productividad.

El modo de salir de esta situación es evaluar las tareas según el esfuerzo requerido para completarlas. Y cuando hablamos de esfuerzo hacemos referencia tanto al físico y el mental como al motivacional.

En esas situaciones, prioriza las obligaciones que requieran en menor nivel de tiempo y esfuerzo, entre las que entran también las que más te motivas. Esto te va a dar un respiro en la agenda y te puede servir como acicate para impulsar el resto de la jornada.

¿Quieres aprovechar al máximo tu día? Se realista

SI no logras ser eficiente en tu día a día, la respuesta a esta situación va a estar en una reflexión crítica, en una revisión constante de esa lista de tareas que se te atraganta. Anota todo lo que tienes que hacer, evalúa objetivos a corto, medio y largo plazo mediante la fijación de un calendario que sea accesible, y finalmente desglosa la relevancia de los objetivos a cumplir. Así, cuando cumplas con tus tareas, sentirás más motivación.

Cuando estableces objetivos claros en tu día a día, estás más cerca de aumentar la productividad. Ten siempre presente que a medida que consigues pequeñas metas, tu dinámica de trabajo y de vida acaba por ser más satisfactoria y eficiente.