Cómo delegar tareas de forma eficaz

Se considera que aprender a delegar tareas es obligatorio para todos los que ocupen un puesto de mando. De hecho, es imposible ejercer el liderazgo correctamente si no se tiene la capacidad de delegar el trabajo en las personas adecuadas. Y es que delegar no es tan sencillo, así que vamos a intentar entender por qué.

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¿Por qué delegar?

El primer motivo para delegar funciones es lo inabarcable que resulta pretender hacer todo el trabajo uno mismo. El refrán quien mucho abarca poco aprieta sirve para ilustrar las consecuencias de la incapacidad de delegar, un “mal endémico” de los mandos intermedios y, en muchas ocasiones, del personal de Alta Dirección.

Por otra parte, un líder tiene un perfil claramente orientado a la estrategia, no a la operativa ni a la táctica. Quien ocupa el puesto de mando se encarga de la toma de decisiones, define el rumbo y ayuda al equipo a orientar sus esfuerzos, pero no tiene por qué acometer las tareas que ocupen la base de la “pirámide”. ¡De hecho, si lo intenta, es muy probable que no lo haga bien!

Si un líder no ejerce su verdadero rol impedirá a su equipo alcanzar los objetivos propuestos, ya que enfocará sus esfuerzos en realizar trabajos propios de otros perfiles y dejará al grupo “huérfano” de mando. Ser muy voluntarioso y trabajador a veces juega malas pasadas a los mánager.

Las excusas típicas

Esta divertida frase resume un sentir muy generalizado de los puestos de mando:

En mi libro “Quita, que ya lo hago yo” hablo de las ventajas del trabajo en equipo.

Pero ¿se te ha pasado por la cabeza alguna vez alguna frase como las siguientes?

¡Yo lo haría mejor que ellos!
Termino antes si lo hago yo que si se lo explico.
No tengo tiempo para formar a nadie, así que lo haré yo mismo.

Vamos a ayudarte a ver por dónde cojean estos argumentos:

En primer lugar, creer que tu equipo es incapaz de sacar adelante el trabajo es subestimar su potencial. Aunque tengas más experiencia y conocimientos, habrás obviado sus dotes y curva de aprendizaje. Difícilmente tus empleados trabajarán motivados si perciben que no crees en ellos.
Rara vez la explicación lleva más tiempo que la ejecución. Esgrimir sistemáticamente en esta excusa es un signo de no saber compartir tus conocimientos con los demás.
Cuando formas a alguien le ayudas a crecer. El empleado se convierte en un activo valioso para la empresa a través de la experiencia, no de la noche a la mañana. Negar esa formación implica cercenar este crecimiento.

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¿Qué se delega?

Una tentación muy frecuente en los puestos de mando es delegar tareas farragosas, complejas o estériles. O incluso tareas que se han atascado, que se han convertido en urgentes por culpa de algo o alguien. Éstas se conocen coloquialmente como marrones. Y debemos destacar que trasladar marrones a los empleados no es propio de un líder.

El criterio para delegar unas u otras tareas debería ajustarse a estas premisas:

Que no se ajusten al perfil del líder. Hablamos de procesos mecánicos, procedimientos tácticos o labores “del día a día”. El líder es estratega: todo lo que se salga de ese ámbito es susceptible de ser delegado.
Que exista otro empleado más cualificado. Por mucho que seas el jefe, es muy probable que tengas empleados a tus órdenes que sepan hacer algo mejor que tú. Y no por ello eres peor: es una cuestión de diversidad y especialización.
Que no se deleguen “a veces sí, a veces no”. Aquí entra en juego tu coherencia como líder y la percepción que tu equipo tiene de ti. Te harás un flaco favor si optas por no delegar ocasionalmente algo que sabes que deberías delegar.

¿En quién se delega?

Para elegir a las personas adecuadas a las que delegar las tareas, deberías seguir unos criterios muy simples y combinarlos según lo pida cada situación:

Aptitud. Consiste en delegar en la persona que más capacitación consideres que tenga para realizar la tarea.
Disponibilidad. Consiste en asignar la tarea a quien tenga tiempo y recursos para realizarla.
Diversificación. Consiste en no delegar las mismas tareas siempre a los mismos miembros del equipo.

¿Cómo se delega?

Cuanto antes. En el momento en el que surja la tarea. De lo contrario, el plazo para realizarla vencerá y se convertirá en una urgencia (un marrón en potencia).
Con planificación. Antes de que surja la tarea. Tu perfil estratega debería prever la aparición de ciertas tareas futuras.
Con detalles. Con información suficiente para que el receptor de la tarea no tenga que preguntar constantemente mientras la realiza.
Con medios. Con los recursos necesarios para que tu subordinado tenga autonomía para realizarla.

Técnicas para empezar a delegar ya mismo

Técnica "del 25%"

Esta técnica se suele emplear en gestión de proyectos: consiste en listar todas las tareas de la semana y asignarles un timing (tiempo de ejecución) previsto. Al analizar los resultados, elige las tareas delegables que consuman un cuarto (25%) de tu tiempo, y esas serán las primeras que tendrás que repartir entre los miembros de tu equipo.

Técnica "del rol"

Aquí vas a necesitar echarle imaginación. Piensa en un personaje de cierta envergadura o autoridad, por ejemplo, en el presidente del Gobierno o en algún personaje relevante histórico o de ficción. ¿Te imaginas que Pedro Sánchez contabilizase los gastos oficiales en un ordenador? ¿O que Napoleón cargase con munición para abastecer a los soldados del frente? ¿O que Gru, el villano favorito de tantos niños, prescindiera de los simpáticos Minions para llevar a cabo sus planes?